Prozessoptimierung in 5 Schritten mit 7 Tools

by | Aug 23, 2022 | Prozessoptimierung, Prozessoptimierung | 0 comments

Lesezeit: 13 Minuten

In diesem Artikel erfährst Du, was Prozessoptimierung ist, warum sie unabdingbar ist und wie Du Deine Geschäftsprozesse in 5 Schritten mit X Tools optimierst.

„Wir schaffen die Deadline nicht!“, „Wir haben nicht genügend Senior Personal dafür!“, „Meine Mitarbeiter beschweren sich ständig über die Arbeitsbelastung!“, „Wir wissen nicht woher unsere Kunden kommen und welche Leistungen sie uns brachten!“, „Social Media nimmt zu viel unserer Zeit in Anspruch und trotzdem sind wir nicht erfolgreich genug!“… 

Wenn Du mindestens einen dieser Sätze schon einmal gesagt hast, hast Du Schwierigkeiten, Deine Prozesse zu optimieren. Lass uns das Problem lösen! 

Wenn Du noch nie etwas von Prozessoptimierung gehört oder davon weißt, aber  immer noch Schwierigkeiten hast, dann ist dieser Artikel genau das Richtige für Dich! 

In wenigen Schritten und mit den richtigen Tools kannst Du Deine aufwändigen Prozesse optimieren!

Was bedeutet Prozessoptimierung nun wirklich?

Bei der Prozessoptimierung geht es darum, die Prozesse so anzupassen, dass sie ihre Ergebnisse optimieren und gleichzeitig innerhalb ihrer Grenzen bleiben. Diese Grenzen können beispielsweise die Projektfrist sowie das Budget und die Ressourcen sein, die dem Projekt zugewiesen werden. Im Allgemeinen geht es darum, die Kosten zu minimieren und die Leistung, Produktivität und Effizienz zu maximieren

So kann die Prozessoptimierung Strategien zur Verbesserung der Arbeitsabläufe, zur Verbesserung der Kommunikation, zur Vorwegnahme von Veränderungen und zur Beseitigung von Redundanzen im Projektmanagement schaffen.

Kurz gesagt: Es bewahrt Dich davor auszubrennen, unnötig Geld zu verbrennen oder planlos vor Dich her zu wirtschaften ohne genau zu wissen welche Dinge Deiner Zeit wert sind und welche nicht. Es hilft Dir außerdem Rekruitingkosten gering zu halten und Mitarbeiter länger an Dein Unternehmen zu binden sowie mögliche Herausforderungen frühzeitig zu erkennen.

Insgesamt ist das Management und die Optimierung von Prozessen für die digitale Transformation in allen Unternehmen entscheidend.

Wie kann die Optimierung Deiner Geschäftsprozesse Dir also nützen? 

Zweifelsohne macht die Prozessoptimierung Dein Unternehmen auf Dauer wettbewerbsfähiger

Lass uns einen genaueren Blick auf die anderen Vorteile für Dein Unternehmen werfen: 

Risikominimierung

Indem Du Deine Prozesse optimierst, kannst Du die Risiken reduzieren, die den Projektfortschritt untergraben können. Die visuelle und schriftliche Abbildung von Aktivitäten erleichtert es, Prozesse zu standardisieren und zu formalisieren. Dies verringert die Risiken erheblich, da Fehler, Doppelarbeit und Fragen zu den Verfahren reduziert werden. 

Somit können auch oft schon Junior Personal auch Tätigkeiten ausüben die oft Senior-Know-How benötigen. Die Einlernphase von neuen Mitarbeitern kann auch verkürzt werden.

Kostensenkung & Bessere Ergebnisse 

Langfristig erzielst Du bessere Projektergebnisse und reduzierst gleichzeitig die Kosten. Der Grund dafür ist, enn Prozesse optimiert werden, kann Verschwendung leicht identifiziert werden. So lassen sich Fehler, falsch eingesetzte Ressourcen, Engpässe, die die Produktivität beeinträchtigen, usw. finden. Das wiederum hilft, diese Probleme zu lösen und die Kosten zu senken. 

Verbesserte interne und externe Prozesse sind einer der größten Vorteile, denn die Chancen, die Qualität zu liefern, die die Kunden von einem Produkt- oder Dienstleistungsanbieter erwarten, steigen. Auf diese Weise kann man eine wichtige Marktposition erlangen und einen höheren Mehrwert liefern. 

Zusätzlich wird die Qualität der Arbeit und der Ergebnisse durch Prozessoptimierung verbessert. Von der Optimierung der Arbeitsabläufe bis hin zu mehr Transparenz – die Qualität der Ergebnisse wird durch den Prozess verbessert. 

Automatisierungstools können dabei helfen, Prozesse abzubilden, kritische personelle Abhängigkeiten zu beseitigen und Datenfehler durch die Eliminierung von geringwertiger manueller Prozessarbeit zu beseitigen.

Optimiertes Zeitmanagement

Außerdem optimierst Du Dein Zeitmanagement, indem Du Aufgaben, die keinen Mehrwert bringen, ohne negative Folgen eliminierst. Das maximiert die Zeit und schafft agilere Arbeitsabläufe.

Bessere Problemlösungsfähigkeit

Natürlich erkennst Du nicht nur Fehler, sondern identifizierst auch die Ursachen der Probleme. Das hilft, Fehler an der Quelle zu beheben, so dass Manager/innen keine Ressourcen in die Abmilderung der Folgen investieren müssen, anstatt die Probleme tatsächlich zu lösen.

Kontrollierte Einhaltung der Vorschriften

Mit standardisierten und überwachten Prozessen ist es einfacher, die Vorschriften einzuhalten. Und im Falle einer Prüfung erleichtert die Transparenz der Prozesse das Verfahren und trägt zu den gewünschten Ergebnissen bei. Da die Beschäftigten nicht isoliert voneinander arbeiten, gibt es oft Teile des Prozesses, die von verschiedenen Personen bearbeitet werden. Durch die Abbildung von Prozessen und die Analyse von Arbeitsabläufen werden die Mitarbeiter/innen in die Zuständigkeiten ihrer Kollegen/innen eingeweiht. Auf diese Weise können mehr Transparenz und Verantwortlichkeit gewährleistet werden. 

Wie Du Deine Prozesse in 5 Schritten optimierst

1. Identifiziere/visualisiere es

Ein kluger Schachzug wäre es, ein einzelnes Problem, ein Hindernis oder einen langsamen Prozess in Deinem Unternehmen zu wählen. Denn um zu wissen, was Du verbessern musst, musst Du zuerst herausfinden, wo es etwas zu verbessern gibt. 

Verstehe, was die Ursache für das Problem ist. Der Grund könnte ein Mangel an Kommunikation sein, ein/eine Manager/in, der/die nicht rechtzeitig reagiert, oder ein Lieferant, der nur langsam agiert. Denke an einen Prozess in Deinem Unternehmen, der Dich mehr kostet, als er sollte, oder der zur Unzufriedenheit der Kunden oder sogar zu Stress zwischen den Beschäftigten führt.

Lege ein Ziel fest, das Du erreichen willst, nämlich den Prozess zu beschleunigen oder ihn ohne diese Hürden zu erledigen. Es geht darum, den Prozess zu verstehen und zu wissen, was er braucht, anstatt zu versuchen, etwas Neues hinzuzufügen, um bestehende Probleme zu lösen.

Hierfür kannst Du die Prozessabbildung nutzen. Während Du die Prozesse aufzeichnest, kannst Du Dein Team und diejenigen, die an den täglichen Abläufen beteiligt sind, mit einbeziehen, um herauszufinden, wo es Probleme gibt. Du solltest Dich jeweils auf ein Problem konzentrieren. 

Stelle nun Fragen zu diesem Prozess und versuche herauszufinden, was der Kern des Prozesses ist, die unveränderlichen Elemente.

  • Was ist der endgültige Zweck des Prozesses? 
  • Wie sollte das Ergebnis aussehen?
  • Wo beginnt und endet der Prozess?
  • Welche Aktivitäten sind Teil des Prozesses und durchlaufen die verschiedenen Phasen?
  • Welche Abteilungen und Personen sind beteiligt?
  • Welche Bereiche sind automatisiert, welche Handlungen werden manuell umgesetzt und müssen auch in Zukunft werden?
  • Welche Informationen werden zwischen den einzelnen Schritten weitergegeben?

An diesem Punkt fragst Du, was der Prozess ist, und nicht, wie man ihn durchführt.

2.  Überdenke Deine Prozesse

Die Optimierung von Geschäftsprozessen kann durch die Nutzung vorhandener Ressourcen erreicht werden. Vielleicht hast Du alles, was Du brauchst, um Änderungen vorzunehmen. 

Vielleicht musst Du nur ein wenig umdenken oder kreative Problemlösungen finden. Wenn Du feststellst, dass Dir Tools fehlen, die Dir bei der Lösung des Problems helfen können, erwäge, Deinen Toolkit zu erweitern. Das ist zwar mit Vorlaufkosten verbunden, aber du kannst die Vorteile, die sich aus der Umstellung ergeben, überzeugend darlegen.  

Es ist an der Zeit, den Prozess zu skizzieren und darüber nachzudenken, wie jeder Schritt ausgeführt wird, wie der Prozess abläuft und was die Prozessoptimierung für diesen Prozess bedeutet. Stelle Dir und Deinem Team diese Fragen:

  • Gibt es eine bessere Möglichkeit, diesen Prozess auszuführen?
  • Wie genau wird dieser Prozess ablaufen?
  • Wie lange wird es dauern, den Prozess abzuschließen?
  • Wie viel Zeit geht durch Nacharbeit und Fehlerkorrekturen verloren?
  • Wo gerät der Prozess ins Stocken?

Es ist wichtig, eine Mikro– und eine Makroperspektive einzunehmen. Jedes Detail ist wichtig, zum Beispiel beeinflusst die Art und Weise, wie eine Landing Page geschrieben ist, die Wahrnehmung dessen, was der Kunde will, denn deine Landing Page ist eines deiner wichtigsten Werbemittel und beeinflusst das sogenannte „customer journey“.

Vergleiche die Antworten auf diese Fragen mit denen des ersten Punktes, und Du wirst feststellen, dass Aufgaben, die Dir wichtig erscheinen, überflüssig sind.

3. Analysiere & Umsetze 

Nachdem Du den Prozess so detailliert kennengelernt und die Änderungsmöglichkeiten und den Verbesserungsbedarf identifiziert hast, ist es an der Zeit, den Prozess auf eine neue Weise anzuwenden. Das ist ein heikler Teil der Prozessoptimierung.

Plane den Prozess des „Sollens„. Du solltest einen Aktionsplan entwickeln, in dem Du die Grenzen absteckst, Ziele definierst und ein Team zusammenstellst, das für die Umsetzung der Veränderung verantwortlich ist. Gleichzeitig solltest Du beschreiben, wie Du den Erfolg messen willst, indem Du KPIs (Key Performance Indicators) definierst. 

Wenn Du zum Beispiel planst, ein Automatisierungstool einzuführen, das Dir bei der Verwaltung von Finanzprozessen wie die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern hilft, kannst Du den Erfolg messen, indem Du die Zeit vergleichst, die Du für die automatische gegenüber der manuellen Ausführung benötigst. 

Es gibt nicht die eine Art, Arbeit zu erledigen, denn es ist eine kontinuierliche Verbesserung, die Du vornehmen kannst, um zu sehen, welche erstaunlichen Ergebnisse Du erzielst. Wiederhole die Schritte für jeden neuen Prozess, von dem Du glaubst, dass er besser gemacht werden kann, und beobachte ihn immer wieder, um ihn noch weiter zu optimieren.

Sowohl für den Prozess als auch für die Geschäftsprozessoptimierung ist es entscheidend, dass alle Beteiligten den neuen Prozess annehmen und die Änderungen umsetzen. Daher empfiehlt es sich umso mehr diese bis zu einem gewissen Grad in den Veränderungsprozess miteinzubeziehen.

Auf diese Weise kannst Du die Ergebnisse überprüfen, Daten sammeln und feststellen, ob die Verbesserungen tatsächlich eingetreten sind oder nicht. Es kann vorkommen, dass der Prozess nicht so endet, wie Du es erwartet hast: Dass sich die Mitarbeiter/innen nicht daran gewöhnen, dass die Umsetzung nicht korrekt durchgeführt wurde, so dass es notwendig ist, den Prozess und die Umsetzung der Optimierung neu zu evaluieren.

4. Automatisierung ist der Schlüssel

Automatisiere die Prozesse, die sich bewährt haben, und implementiere sie im Unternehmen, um die Kosten zu senken, Fehler zu vermeiden und die Produktion zu steigern.

Du kannst Automatisierungstools nutzen, um wiederholende und zeitaufwändige, kostenintensive Aufgaben zu erledigen. Wenn du zum Beispiel die Dateneingabe automatisierst, wirst du feststellen, dass weniger Fehler auftreten, die oft von Menschen gemacht werden. 

Eine CRM- oder Projektmanagement-Software zur Unternehmensautomatisierung kann Dir dabei helfen Aufzeichnungen zu führen, Daten zu speichern oder  abzugleichen, Benachrichtigungen zu versenden, Leads zu verfolgen und Kontakte in langfristige Kunden zu verwandeln. 

Automatisierte Arbeitsabläufe tragen auch dazu bei, die Zufriedenheit der Mitarbeiter/innen zu erhöhen, da sie von einfachen Aufgaben entlastet werden und sich stattdessen auf anspruchsvolle analytische Aufgaben konzentrieren können. 

Im Anschluss findest Du einige Tools, mit denen Du verschiedene Aufgaben automatisieren kannst.

5. Beobachte Deine Prozesse weiter!

Die Prozessoptimierung erfolgt kontinuierlich. Während der gesamten Prozessoptimierung gilt: Überwachen, überwachen und überwachen. Das bedeutet, dass jede Änderung oder Optimierung nachverfolgt und auf Erfolg oder Misserfolg überwacht werden sollte. 

Nach der Automatisierung wirst Du sicher neue Verbesserungspunkte und Engpässe finden. Identifiziere sie, überdenke den Prozess, implementiere und automatisiere ihn.

Wie (fast) alle Prozesse im Geschäftsprozessmanagement ist auch dieser ein zyklisches Projekt, das zumindest einmal jährlich überprüft bzw. auch sich in die Unternehmens-DNA einfügen sollte. 

Wenn der Optimierungsgedanke sich in der Unternehmenskultur einpflegt, erhöht dies auch die  Zufriedenheit der Kunden und der Mitarbeiter, die Rentabilität und kann die Ressourcenverschwendung in nie gekanntem Maße reduzieren.

Eine Möglichkeit, Prozesse mit Automatisierungstools zu überwachen, sind Berichte und Dashboards in Echtzeit. 

Achte auf eine zuverlässige Software, wenn Du die Prozesse Deines Unternehmens optimierst. Die Ergebnisse werden sich nur dann lohnen, wenn der Prozess zufriedenstellend funktioniert.

Wie solltest Du die Prozessoptimierung in Deinem Unternehmen durchführen?

Die Prozessoptimierung sollte kontinuierlich erfolgen und Du solltest immer nach neuen Verbesserungsmöglichkeiten Ausschau halten, denn nur so bleibt Dein Unternehmen wettbewerbsfähig.

Gleichzeitig müssen die Beschäftigten verstehen, dass die Prozessoptimierung darauf abzielt, ihre Arbeit zu erleichtern und das Unternehmen produktiver zu machen.

Durch die optimale Nutzung der Ressourcen steigert die Prozessoptimierung unbestreitbar die Effizienz des Unternehmens und bietet den Kunden einen höheren Mehrwert.

Aus diesem Grund helfen technologische Plattformen dabei, deine Geschäftsprozesse zu verändern, genauso wie integriertes Prozessmanagement Dein Unternehmen verbessern oder sogar revolutionieren kann.

7 Tools, die Dein Arbeitsleben vereinfachen

Projektmanagement

ClickUp

Firmenlogo: ClickUp

ClickUp ist eine der umfassendsten und leistungsstarke Projektmanagement-Software, die für Teams und Einzelpersonen entwickelt wurde.

Die meisten Berufstätigen nutzen separate Apps für Aufgabenlisten, Kalender, Zeitpläne, Projektmanagement, Dokumentenbearbeitung, Kommunikation und Zusammenarbeit. Aber was wäre, wenn Du eine einzige App für all diese Funktionen nutzen könntest? Mit Produktivitäts-Apps wie ClickUp kannst Du mehrere Dinge an einem Ort erledigen und diese dadurch auch fehlerfreier automatisieren. 

Das Hauptaugenmerk von ClickUp liegt auf der Beseitigung von Frustrationen, Ineffizienzen und Unterbrechungen, die durch aktuelle Projektmanagementlösungen verursacht werden.  ClickUp wurde entwickelt, um dir Zeit zu sparen und Dich und Dein Team produktiver zu machen.

ClickUp ist als Cloud-basierte App, Desktop-App, Smartphone-App, Chrome-Erweiterung, E-Mail-Add-ons und Sprachassistenten verfügbar. Du kannst ClickUp für das Prozessmanagement, die Aufgabenverwaltung, das Zeitmanagement, die Integration von Drittanbieter-Apps, die vollständige Anpassung des Arbeitsbereichs, die Zusammenarbeit im Team und die Berichterstattung nutzen. 

Wenn Du die App ausprobieren möchtest, kannst Du mit dem Free Forever Plan beginnen, der 100 MB Speicherplatz für Anhänge, unbegrenzte Mitglieder und unbegrenzte Aufgaben beinhaltet.

Social Media Marketing 

Metricool

Firmenlogo: Metricool

Metricool ist eine Plattform, die Dir dabei hilft, Deine digitale Präsenz mit einzigartigen Tools und Funktionen zu analysieren, zu verwalten und auszubauen. Sie hilft Dir, alle Deine Social Media- und Web-Analysen zu vereinen, Deine Social Media-Inhalte zu planen und Deine Werbekampagnen zu verwalten.

Der Hauptvorteil von Metricool ist die Integration all Deiner Analysedaten aus dem Web und den sozialen Medien in einem Dashboard. Dazu musst Du nur die Verknüpfung in Deinem Dashboard aufrufen und Deine Website und Deine Social-Media-Konten miteinander verbinden.

Dort findest Du Metriken dazu, wie Dein Konto im Laufe der Zeit gewachsen ist, wie viele Follower Du gewonnen/verloren hast, wie viele Klicks Du bekommst, usw.

Zu den bewährten Methoden der Social Media-Analyse gehört auch das Verfolgen der demografischen Daten Deiner Zielgruppe. Mit Metricool findest Du nützliche demografische Daten über Deine Zielgruppe, die Du nutzen kannst, um sie besser zu verstehen und gezielte Inhalte und Kampagnen zu erstellen. Du kannst analysieren, wie sich Deine Inhalte entwickelt haben und ob Du Deine Inhaltsstrategie ändern musst.

Neben der Analyse von Websites und sozialen Medien kannst Du auch die Leistung Deiner Werbekampagnen direkt über das Metricool-Dashboard verfolgen. Du erhältst für jede Kampagne Kennzahlen wie Ausgaben, Klicks, Conversions, Impressions, CPM usw.

Mit Metricool kannst Du individuelle Berichte für alle oben genannten Kennzahlen erhalten. Du hast die volle Kontrolle darüber, welche Kennzahlen in einen Bericht aufgenommen werden und wie die Daten dargestellt werden sollen.

Du kannst auch Berichtsvorlagen erstellen, die Du so oft wiederverwenden kannst, wie Du willst.

Metricool ermöglicht auch das Planen und automatisierte Posten von Social Media-Inhalten mit der Autolisten-Funktion. 

Alles in allem ist Metricool unser Lieblingstool, mit dem wir unser Social Media Marketing automatisieren.

Neuroflash

Firmenlogo: neuroflash

Die KI-gestützte Software von neuroflash zur Erstellung von Marketingtexten hilft Marketingteams, Kurz- und Langtexte viel schneller, intuitiver und effizienter zu erstellen. Neuroflash unterstützt die menschliche Kreativität mit KI-gestützter Leistungsvorhersage, was nachweislich zu besseren Leistungen und letztlich zu selbstbewussteren Textern führt.

Neuroflash ermöglicht es Dir, die Meinung Deines Zielpublikums in Echtzeit zu visualisieren, bevor der Anzeigentext online geht. Die Software hilft Dir, geeignete Alternativen mit Keywords für eine bessere Leistung zu finden. Sie verfügt über ein eingebautes künstliches Verbrauchergehirn, das Schlagzeilen und Wörter auf der Grundlage von Publikumsstichproben von über einer Milliarde Nutzern bewertet.

Mithilfe der Verarbeitung natürlicher Sprache und der Neuromarketing-Wissenschaft erstellt das System alternative Werbebotschaften, denen es eine bessere Leistung vorhersagt. Mit der Funktion Erstellen und Vergleichen können Werbetexter/innen kurze Marketingtexte für Slogans, Überschriften, Metadaten, Google-Anzeigen, Facebook-Posts, Produktbeschreibungen usw. erstellen.

Neuroflash bietet Tester Pro-Funktionen, um die Leistung von Newslettern, E-Mail-Öffnungsraten und die Lead-Generierung vorherzusagen. Das Explorer-Tool schließlich kann den Nutzern neue Inhaltsideen liefern. Außerdem liefert es Dir Einblicke in Marketingbotschaften, um Deine Effektivität zu erhöhen.

Canva 

Firmenlogo: Canva

Canva ist ein umfassendes Design-Tool für alle, die keine erfahrenen Designer sind. Die meisten Leute sehen es als ein Tool zur Bildgestaltung, aber es ist viel mehr. Du kannst alles gestalten, von Drucksachen über PDFs, Rechnungen, Flyer, Infografiken bis hin zu Websites.

Je nach Deiner Erfahrung kannst Du entweder ganz von vorne anfangen oder die Vorlagen verwenden.

Es gibt eine Webversion und App für Handys und Desktops.

Canva ist ein Grafikdesign-Tool, mit dem Du ganz einfach individuelle Grafiken erstellen kannst. Es ist leicht per Handy oder Tablet zugänglich und benutzerfreundlich. Du kannst damit nicht nur Deine Inhalte in den sozialen Medien aufpeppen, sondern auch Präsentationen, Einladungen, Poster, Broschüren, Visitenkarten usw. gestalten.

Wenn Dein Unternehmen in den sozialen Medien präsent ist, musst Du Inhalte anbieten, die Deine Zielgruppe ansprechen. Mit einfachen und langweiligen Grafiken ist es nicht getan. Zum Glück ist es mit Canva ganz einfach, ästhetische Grafiken und sogar Videos zu erstellen, die sowohl Dein Social Media-Profil als auch Deine Marke wachsen lassen

DeepL

Firmenlogo: DeepL

Wenn Du mehrsprachige Inhalte veröffentlichen möchtest, ist DeepL der beste Übersetzer für Dich. Mit den fortschrittlichen Funktionen von DeepL kannst Du Deinen Arbeitsablauf vereinfachen, wertvolle Zeit sparen und Deinen Übersetzungsbedarf skalieren, ohne Kompromisse bei der Übersetzungsqualität eingehen zu müssen.

Verkauf 

Pipedrive 

Firmenlogo: pipedrive

In der schnelllebigen Welt des Vertriebs und des Aufbaus von Kundenbeziehungen brauchst Du eine fantastische Technologie, die Dich bei Deinen täglichen Aufgaben unterstützt. Zum Glück gibt es Dienste wie Pipedrive CRM, die Dir helfen, Deine Kundenbeziehungen effizient und sorgfältig zu verwalten. Aber was genau macht Pipedrive? Was ist überhaupt ein CRM-Konzept?

Wenn Du nach Möglichkeiten suchst, neue Kundenbeziehungen aufzubauen und Kunden zu betreuen, ist es an der Zeit, ein führendes CRM in Betracht zu ziehen. 

CRM steht für Customer Relationship Management. Eine CRM-Plattform dient als zentraler Knotenpunkt, auf dem Du mehrere Kunden und Projekte verwalten kannst.

Ein CRM hilft Dir, Kunden zu verfolgen, zu wissen, wo sie sich im Verkaufsprozess befinden und sie durch einen systematischen Verkaufsprozess zu führen. Außerdem kannst Du damit sicherstellen, dass Deine Teammitglieder alle auf dem gleichen Stand sind.

Moderne Unternehmen müssen sorgfältig rationalisiert werden. Das gilt für alle Abteilungen. Unternehmen nutzen CRMs, um nützliche Einblicke in den aktuellen Projektfortschritt zu erhalten und um zu erfahren, was sie tun, um Kunden zu erreichen.

Pipedrive CRM ist ein führender Pipeline-CRM-Dienst, der den Verkaufs- und Beziehungsaufbau-Prozess effizienter denn je machen soll. Pipedrive hilft Dir, Deine Leads einfach zu importieren, sie Deinen Vertriebsmitarbeitern zuzuweisen und sie durch die verschiedenen Phasen des Vertriebszyklus zu bewegen. Mit der SalespanelIntegration kann es alle Datensätze mit Marketingdaten anreichern und wichtige Vertriebsinformationen liefern.

Pipedrive ist vollständig anpassbar. Das bedeutet, dass Du Deine eigenen einzigartigen Verkaufsprozesse und -muster einrichten kannst, ohne auf Standardvorgaben zurückgreifen zu müssen. Einer der wichtigsten Vorteile von Pipedrive liegt in seiner unglaublichen Flexibilität.

Pipedrive ist nicht nur dazu da, die Nutzer an die Phasen in der Pipeline zu erinnern und darüber zu berichten, sondern auch, um sie sauber mit Daten zu korrelieren. 

Letztendlich hilft Pipedrive dabei, deine Vertriebstreiber und -prozesse in eine klare Reihenfolge zu bringen. Manche CRMs sind besser für die Zusammenarbeit und langfristige Ziele geeignet. Pipedrive hingegen ist perfekt, um den Vertrieb von Anfang bis Ende zu verwalten.

Pipedrive CRM bietet Dir eine vollständige Pipeline-Übersicht. Das hilft Dir, Deine Verkaufsziele zu erreichen und sicherzustellen, dass Deine potenziellen Kunden zufrieden, sicher und gut informiert sind. Warum Zeit mit mehreren Programmen und Tabellenkalkulationen verschwenden, die alles durcheinander bringen? Entscheide Dich immer für ein führendes Pipeline-CRM, das komplexe, wichtige Daten für langfristige Leads und finanziellen Erfolg zusammenführt.

Buchhaltung 

sevDesk 

Firmenlogo: sevDesk

sevDesk ist eine webbasierte Buchhaltungsplattform für Unternehmer und kleine Unternehmen. Sie passt sich an die Bedürfnisse der Branche an, von Reinigungsdiensten bis hin zum Tiefbau oder Musikern. Die Oberfläche ist in vielen Sprachen verfügbar, darunter Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch und Griechisch.

sevDesk ist in drei Varianten erhältlich. Zu den Grundfunktionen gehört die Verwaltung von Rechnungen, Angeboten, Erinnerungen, Produkten, Kunden und Aufgaben. In ihrer umfassendsten Form bietet die Buchhaltungslösung auch eine Lagerverwaltung, eine Preisverwaltung und eine Lieferanten- und Artikelzuordnung. sevDesk bietet außerdem ein Dashboard und Berichtswerkzeuge. Die Zusammenarbeit wird durch die Aufgabenverwaltung und -zuweisung, die Prüfprotokolle und die Verwaltung der Zugriffsrechte ermöglicht. 

Steuerberater/innen können sich in ein Self-Service-Portal einloggen, um auf das sevDesk-Konto ihres Mandanten zuzugreifen. Es liefert Echtzeitdaten und ermöglicht Exporte mit wenigen Klicks. 

Kostenlose Apps (iOS und Android) ermöglichen den Zugriff auf sevDesk von jedem Gerät aus. Tägliche Backups werden durchgeführt und die Daten werden mit TLS verschlüsselt. sevDesk ist GDPR-konform und bietet Dir eine digitale Archivierung sowie ein Dokumentationsprotokoll.

Interne Kommunikation

Slack

 

Slack ist im Grunde ein Chatroom für Dein ganzes Unternehmen, der die E-Mail als primäre Methode der Kommunikation und des Austauschs ersetzen soll.

In den Arbeitsbereichen kannst Du die Kommunikation nach Kanälen organisieren, um Gruppendiskussionen zu führen, und Du kannst private Nachrichten versenden, um Informationen, Dateien und mehr an einem Ort zu teilen.

Außerdem lässt sich Slack mit einer Vielzahl anderer Apps integrieren, sodass Du Deinen gesamten Arbeitsablauf über eine Plattform verwalten kannst.

Fazit 

Einfach ausgedrückt: Prozessoptimierung ist die Verbesserung von Geschäftsprozessen. Es gibt zahllose Möglichkeiten, einen Prozess so anzupassen, dass er objektiv besser wird. Das reicht vom Weglassen bestimmter Aufgaben bis hin zum Hinzufügen neuer, vom Umschreiben eines bestimmten Prozessschritts bis hin zum Ändern der Reihenfolge der Aufgaben im Prozess, um den Gesamtablauf zu verbessern. 

In jedem Fall zielt die Prozessoptimierung darauf ab, Prozesse effizienter und effektiver zu machen und sie weniger kompliziert, zeitaufwändig und verschwenderisch zu gestalten.

Wenn Du in diesem Jahr Deine Prozesse optimieren und automatisieren willst, hoffen wir, dass Du Dich von den in diesem Artikel aufgeführten Informationen und Beispielen inspirieren lässt. Wenn Du der Meinung bist, dass wir etwas übersehen haben, hinterlass uns gern einen Kommentaren!

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